O setor fiscal é um departamento da sua empresa responsável pela gestão das obrigações tributárias, sejam suas exigências legais, a escrituração das movimentações e notas fiscais, bem como atenta-se a otimização da empresa em seus planejamentos. Você sabe porque manter o bom funcionamento do setor fiscal da sua empresa?
É através dele que é possível estar sempre em dia com as novidades legislativas, uma vez que é responsável pela adequação dos atos empresariais às leis federais, estaduais e municipais, prevenindo que o dispêndio de recursos financeiros pelo descumprimento da lei.
Além disso, o setor fiscal deverá registrar os atos por ele praticados, com intuito de garantir a transparência e a veracidade, corroborando a prevenção das sanções fiscais.
No entanto, para obter melhores resultados, mantendo um bom funcionamento do setor fiscal da sua empresa, saiba que encontrará alguns desafios, para os quais apresentarei algumas soluções.
Confira no texto
A importância do setor fiscal na sua empresa
Para entender a relevância do setor fiscal, devemos relembrar que cabe à ele a gerência das obrigações tributárias, garantindo o pagamento em dia dessas, o cumprimento das exigências legais, orientando a empresa em suas necessidades fiscais.
Logo, percebemos que atua como uma forma de propiciar garantia às atividades, motivo pelo qual podemos atribuir uma função de controle interno à esse, que contribui para a obtenção de um melhor resultado das atividades, tendo em vista a sua influência na continuidade do fluxo das operações da empresa.
O setor fiscal tem por finalidade:
- Proteger os ativos, prezando pela sua integridade;
- Garantir que os registros das movimentações tributárias (pagamento de impostos, emissão de guias e notas fiscais) possuam conformidade com o ato correspondente;
- Facilitar o acesso à informação, tanto pelos próprios diretores e sócios da empresa, quanto por setores públicos (externos);
- Favorecer a eficiência funcional da atividade econômica;
- Prevenir a ocorrência de condutas que não coadunem com os resultados esperados pela empresa, evitar erros, fraudes e desvios, que venham a comprometer o patrimônio e o faturamento do negócio.
Portanto, veja que, independente do tamanho da empresa, se de pequeno, médio ou grande porte, manter um bom funcionamento do seu setor fiscal garantirá melhores resultados, tanto a curto, quanto médio e longo prazo.
Quais as funções desempenhadas pelo setor fiscal
Você sabia que o setor fiscal não se confunde com o setor financeiro?
O setor financeiro é responsável por gerir os recursos financeiros da empresa, isto é, seu patrimônio, suas receitas e despesas, conferindo uma otimização desses, a fim de gerar redução de gastos e maximização de lucros.
Como vimos, o setor fiscal se relaciona com as obrigações tributárias do negócio. Suas principais funções são:
- Receber e escriturar as notas fiscais;
- Conferir toda a documentação fiscal;
- Realizar os lançamentos fiscais de entrada e saída;
- Emitir as notas fiscais de devolução, remessa para conserto e industrialização;
- Atualizar constantemente a fim de acompanhar as mudanças legislativas fiscais e tributários;
- Apurar tributos;
- Analizar os dados cadastrais dos fornecedores junto ao Fisco;
- Auxiliar a determinar a classificação Fiscal de novos produtos comercializados;
- Entregar obrigações acessórias.
Dessa forma, evidencia-se os benefícios do departamento fiscal, à medida que por meio das funções por ele exercidas, reduz-se os problemas com a fiscalização fazendária, reduzindo os custos operacionais e impactando positivamente no balanço financeiro da empresa, além de fornecer informações que podem ser úteis ao gestor nas tomadas de decisões.
Se você tem dúvidas em alguma das funções descritas acima, aconselho a acompanhar nosso blog para obter mais informações como, por exemplo, entender como a má classificação de uma mercadoria poderá gerar prejuízos.
Os desafios presentes na rotina fiscal
Após demonstrada a importância do setor fiscal na sua empresa, vamos falar sobre os desafios encontrados no dia a dia.
No Brasil surgem inovações legislativas constantemente, obrigando os profissionais responsáveis pela área tributária a se manterem em frequente atualização.
Aliado a isso, o Código Tributário Nacional determina, em seu art. 6º, que a “competência tributária compreende a competência legislativa plena, ressalvadas as limitações contidas na Constituição Federal, nas Constituições dos Estados e nas Leis Orgânicas do Distrito Federal e dos Municípios”.
Isso significa que cada ente da Federação possui competência para instituir seus próprios tributos, o que ocasiona diversas regulamentações específicas para cada localidade.
Aquelas empresas que necessitam contribuir para diferentes sujeitos ativos (entes federativos), por exercerem atividade que ultrapassem o âmbito de um só Município ou Estado, enfrentam, em seus respectivos setores fiscais, dificuldades burocráticas.
Isso porque, muitas vezes, as informações devem ser enviadas em duplicidade, a diferentes estados, cada qual com a sua regulamentação específica, ante a ausência de integralização do sistema.
A dificuldade com a escrituração, principalmente direcionada às obrigações acessórias, pode ser solucionada com o avanço da tecnologia, que cria novos mecanismos digitais que facilitem a atuação dos profissionais.
Entretanto, é necessária uma maior divulgação de tais sistemas, os quais possuem respaldo até mesmo de legislações fiscais, que permitem a apuração on-line de tributos.
Outro fator, ainda relacionado à documentação fiscal, é a necessidade de que os registros sejam precisos e transmitam a realidade dos fatos ocorridos.
A complexidade dos processos existentes na trajetória realizada pelos produtos e serviços dentro da organização, até que sejam adquiridos pelo consumidor final, é fato que deve ser acompanhado de perto para evitar erros que possam causar prejuízos financeiros.
Em algumas empresas, quando o foco é voltado para a venda e entrega de produtos, pode acontecer de os processos e atividades fiscais passarem despercebidos.
Para tanto, é necessário que se tenha uma rotina operacional na empresa que permita o atendimento das necessidades impostas pelo ordenamento jurídico. Tal situação impacta em setores distintos da atividade econômica, uma vez que o ciclo intrínseco à movimentação de um produto deverá ser controlado, desde a entrada até a saída.
Nesse sentido, a identificação de um regime fiscal adequado ao seu faturamento se mostra essencial para prevenir eventuais desvios, além de método consistente de avaliação da real situação fiscal do negócio.
Ademais, fato importante que pode causar prejuízos à atividade econômica é a linha tênue entre a elisão e a evasão fiscal. Isto é, dependendo do método utilizado para reduzir a carga tributária, pode o contribuinte incorrer em atividades ilícitas, sujeitando à investigação por crimes contra a ordem econômica e tributária.
Para além dos riscos descritos, existe o risco fiscal, o qual advem das incertezas que podem influenciar a atividade econômica.
O risco fiscal
Para que se mantenha um bom funcionamento da sua empresa, é necessário que se tenha uma gestão fiscal eficiente, isto é, um ciclo de planejamento do orçamento, estimando receitas e fixando despesas, além de acompanhamento e controle desses.
O risco fiscal se apresenta como fruto de incertezas que são capazes de impactar nesse ciclo da gestão fiscal.
Um exemplo disso é o excesso de obrigações acessórias, que aumenta significativamente a chance de detecção da fiscalização, causando um impacto proporcional no risco fiscal.
Ainda, a instabilidade das regras, fato apresentado acima como um dos desafios encontrados pelo setor fiscal, agrava o risco fiscal. Isso porque, cada mudança legislativa exige dispêndio de tempo e trabalho do departamento fiscal, demandando custos de treinamento e adaptação nos sistemas de controle, podendo ainda, incorrer em gastos oriundos da não atualização em tempo correto.
O risco pode ser estimado por meio de valores esperados, em decorrência de cenários e suas diversas probabilidades de ocorrência. Quando tratamos de risco gerado por eventos incertos, tal estimativa é dificultada pela incapacidade de determinar os efeitos adversos, acarretando em um grau ínfimo de confiança.
Ainda, a instabilidade das regras, fato apresentado acima como um dos desafios encontrados pelo setor fiscal, agrava o risco fiscal. Isso porque, cada mudança legislativa exige dispêndio de tempo e trabalho do departamento fiscal, demandando custos de treinamento e adaptação nos sistemas de controle, podendo ainda, incorrer em gastos oriundos da não atualização em tempo correto.
O risco pode ser estimado por meio de valores esperados, em decorrência de cenários e suas diversas probabilidades de ocorrência. Quando tratamos de risco gerado por eventos incertos, tal estimativa é dificultada pela incapacidade de determinar os efeitos adversos, acarretando em um grau ínfimo de confiança.
A pandemia da COVID-19 trouxe para os empresários enfrentamentos que, à época, não eram possíveis de mensurar. Isso porque, tratou-se de fator externo à atividade econômica, impactando fortemente a economia global.
Muitas empresas não resistiram às consequências ocasionadas pelas restrições, ou ainda, pela ausência de uma política de gerenciamento de risco em seu setor fiscal e financeiro.
Isso porque, apesar de em ambientes de incerteza ocorrer detrimento quanto a apuração das probabilidades dos eventos, é possível gerenciar o risco, a depender do cômputo de determinadas condições e informações.
São inúmeros os fatores que podem causar repercussão econômica, como políticas públicas que impactem na alta/baixa monetária externa, questões de saúde, como a citada pandemia de COVID-19, sancionamento e promulgação de leis, entre outros.
Por esse motivo, os governos têm o dever de identificar, classificar e mensurar os riscos fiscais, a fim de que os sujeitos que sofrerão as consequências advindas desses, possam estimar o fluxo necessário de recursos para contorná-lo.
Nesse sentido, tentando proporcionar maior transparência e redução de incertezas na gestão do orçamento e recursos públicos, a Lei de Responsabilidade Fiscal, Lei Complementar nº 101/2000, instituiu o Anexo de Riscos Fiscais (ARF) como parte integrante da Lei de Diretrizes Orçamentárias.
Esse Anexo de Riscos Fiscais é regulamentado pela Secretaria do Tesouro Nacional, devendo ser observado pelos demais entes governamentais, e apresenta algumas funções para a gestão de riscos fiscais, dentre elas:
- Identificação e exposição do risco;
- Mensuração;
- Estimativa do grau de tolerância das contas públicas;
- Decisões estratégicas para enfrentar o risco;
- Implementação de condutas para a mitigação; e,
- Monitoramento contínuo.
Com tais medidas, abre-se um facilitador para que a empresa possa se prevenir quanto a eventuais fatos prejudiciais aos seus recursos financeiros.
Como você pode perceber, o risco fiscal está presente na atividade econômica e deve ser tratado com seriedade, tendo em vista o grande potencial danoso ao seu negócio, como te explicarei abaixo.
Como esses desafios podem prejudicar a minha empresa?
Os desafios encontrados pelo setor fiscal, enfatizado pelo risco fiscal, podem levar sua empresa a consequências irreversíveis, como a falência.
Isso porque, a dificuldade na organização do setor fiscal propulsionam o inadimplemento das obrigações tributárias.
Caso o departamento de sua empresa não possua um ritmo eficiente para lidar com as dificuldades listadas nos tópicos anteriores, o seu negócio pode entrar em débitos volumosos com os fiscos, sejam federais, estaduais ou municipais, a depender das atividades praticadas, que ensejaram cobranças extrajudiciais e judiciais, levando ao bloqueio de recursos financeiros, penhora de bens, até mesmo perda do patrimônio por meio de leilão ou adjudicação.
Além disso, é necessário considerar a possibilidade de direcionamento das cobranças, essencialmente àquelas efetuadas por meio de execuções fiscais, aos sócios administradores, podendo atingir o patrimônio pessoal destes.
Em último e mais grave caso, a depender das medidas tomadas pelos profissionais responsáveis pelo setor fiscal no enfrentamento dos obstáculos financeiros e tributários, poderá haver reflexos na seara criminal, tendo em vista a previsão legal dos crimes contra a ordem econômica e tributária, como sonegação fiscal e apropriação indébita.
Por todas essas possíveis consequências, mostro a você a necessidade de manter um setor fiscal eficiente, que possua ferramentas para administrar os desafios, gerenciar os riscos e evitar a ocorrência de prejuízos à sua empresa.
As soluções para a os desafios encontrados no setor fiscal
Nós já vimos a importância do setor fiscal para a sua empresa e os desafios por ele encontrados, na rotina de seu desempenho.
Agora, vou te apresentar algumas possíveis soluções para as situações descritas nos tópicos anteriores.
Para solucionar as dificuldades expostas é necessário ter em mente o gerenciamento de riscos, formado por fatores que monitoram tanto os fatores positivos, quanto os negativos, e a forma com que esses podem afetar a empresa no exercício de suas atividades, ou até comprometê-las.
Para isso, é importante classificar os riscos em relação às suas origens, realizando um mapeamento, uma vez que as ações de mitigação têm características distintas.
Na rotina das atividades desenvolvidas numa empresa existirão pontos a serem analisados na fase inicial, quando do início da atividade/prestação de serviços, quais sejam os de definição dos regimes tributários e planejamento fiscal.
Em outro momento, poderão ser discutidos pontos que têm como fundamento o desenvolvimento da atividade de assessoria, como erros ou falta de controle, os quais exigem um monitoramento contínuo.
De uma forma geral, é necessário que se estabeleçam as prioridades a serem abordadas, determinando-as em função da importância e prazo de cumprimento, probabilidade de cada evento, ainda que de forma abstrata, bem como que se determine os responsáveis por cada área da empresa.
O mapeamento de todas as questões tributárias permite que se estabeleça as prioridades de gestão, e a observância de prazos, evitando o inadimplemento e o gasto com erros que poderiam ser evitados.
Além disso, outras medidas podem ser úteis, como: documentação de processos chave, treinamento, auditoria interna, integridade dos sistemas e bancos de dados, governança, análise volumétrica, etc., além de acompanhamento de empresas semelhantes no setor, consulta a especialistas, entre outras.
Devemos lembrar que algumas dessas práticas fazem parte do conceito e funcionamento do planejamento tributário, ressaltando, portanto, a importância de fazê-lo na sua empresa.
Ter um planejamento tributário eficiente permite manejar os recursos financeiros da empresa de melhor forma, determinando quais os tributos a serem pagos em decorrência das atividades desenvolvidas, seus prazos de pagamento, facilitando o recolhimento desses.
Ainda, contar com profissionais competentes e atualizados, que estejam por dentro das novidades legislativas e que saibam como aplicá-las na sua gestão fiscal pode também impactar na economia financeira, prevenindo os prejuízos.
Nesse ponto, destaco a necessidade da política de transparência nas movimentações tributárias empresariais, um dos pilares da gestão do risco fiscal.
Por meio dessa, exige-se a clareza de papéis e responsabilidades; compromisso com a publicação oportuna de informações completas sobre a posição fiscal passada, presente e projetada; preparação, execução e elaboração de relatórios de orçamento aberto; e garantias independentes da integridade das informações fiscais.
Munido de tais informações, o setor fiscal é capaz de agir reduzindo os impactos das incertezas econômicas supervenientes, inerentes ao risco fiscal e aos desafios apresentados.
Como dominar o setor fiscal da minha empresa?
Até aqui, você já percebeu a importância do setor fiscal, os desafios enfrentados, e algumas medidas para solucioná-los. Mas você sabe como manter um setor fiscal eficiente?
Para isso, você deve pensar que o seu setor fiscal deve ser capaz de gerenciar os riscos fiscais da sua empresa.
Algumas dicas a serem colocadas em prática:
- Possua profissionais que trabalhem de forma integralizada, entre eles advogados tributaristas, contadores, que possam orientar as rotinas tanto dos administradores, como dos empregados, para que se tenham melhores resultados;
- Tenha um bom planejamento tributário, devendo este ser claro e alinhado aos objetivos da empresa, às ações a serem executadas e quanto aos responsáveis por suas execuções;
- Mantenha o regime tributário da sua empresa atualizado, sabemos que são vários os fatores que impactam na escolha do regime fiscal mais vantajoso, como porte da empresa, mensuração do faturamento, organização no recolhimento dos tributos, dentre outros. Por isso, é importante que o regime escolhido acompanhe o crescimento da empresa, para que não ocorram eventuais falhas passíveis de aplicação de multas e outros desdobramentos;
- Demande ao seu setor fiscal a organização dos prazos para o recolhimento dos tributos os quais a sua empresa pratica fato gerador. O não recolhimento desses impacta em diversos contratempos no andamento da atividade econômica, bem como resulta em dispêndio de recursos financeiros. O calendário ajuda a visualizar as datas corretas, bem como possibilita a correção de eventuais falhas;
- Possua um bom sistema de gestão de documentos, tendo em vista que são eles que comprovam os atos praticados. Manter os documentos contábeis em dia é responsabilidade do sócio administrador, além de ser um facilitador caso seja necessário prestar contas ao Fisco, ou a uma auditoria interna. Com a tecnologia bastante evoluída no mundo atual, sabemos que existem softwares que auxiliam na manutenção desses documentos;
- Mantenha a sua empresa em conformidade com as normas e leis do ordenamento jurídico, e possua profissionais que o indiquem a cumpri-las de forma efetiva. Isto é, invista em compliance fiscal. Por meio dele, serão criadas políticas, diretrizes e regras com intuito de evitar a infração à lei.
Quais profissionais eu devo procurar para organizar o setor fiscal da minha empresa?
Depois de perceber como o setor fiscal pode ajudar na otimização da sua atividade empresarial, você deve estar se perguntando quais são os profissionais que podem te ajudar a torná-lo mais eficiente, não é mesmo?
Para colocar em prática todas as dicas trazidas neste artigo, conte com bons advogados tributaristas, que estejam alinhados com as diretrizes da sua empresa, e aptos a proporcionar as melhores soluções para as dificuldades do seu negócio.
Além disso, é necessário que possua um setor contábil de qualidade, seja por meio de empregados da sua própria empresa qualificados para tanto, ou contando com a ajuda de escritórios de contabilidade especializados na área.
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